RESUMEN DE LOS SERVICIOS DE CONSULTORÍA REQUERIDOS

El Asistente Administrativo y de Proyectos prestará servicios de consultoría a la Unidad de Programas Técnicos en todos sus programas técnicos. El Asistente Administrativo y de Proyectos presta asistencia común en materia de proyectos, administración y logística para garantizar la coherencia, la prestación de servicios de calidad y permitir la ejecución eficaz de los proyectos. Esto también incluye el apoyo a todas las actividades de planificación y la asistencia en la coordinación de funciones relacionadas con los programas y/o eventos especiales, según proceda.

SERVICIOS CLAVE QUE DEBEN PRESTARSE

El Asistente Administrativo y de Proyectos:

Apoyo a proyectos/programas

• Asiste a la unidad de Programas Técnicos en el desarrollo de proyectos, la planificación estratégica, la coordinación y el apoyo administrativo para cumplir sus objetivos y actividades dirigidas a los mercados nacionales, regionales e internacionales.
• Trabaja directamente con las BSO seleccionadas para facilitar la ejecución de las intervenciones/actividades de la Agencia.
• Apoya a los jefes de proyecto en la coordinación de eventos internos y externos, sesiones de formación y talleres.
• Presta apoyo al equipo de Subvenciones en la administración de los programas de subvenciones.
• Realiza tareas de recopilación de información e investigación básica con fines de análisis y elaboración de informes.
• Apoya a la Unidad en sus procesos de contratación ayudando en la preselección de candidatos, canalizando la comunicación de forma eficaz y apoyando toda la logística relacionada con la organización de entrevistas.

Apoyo administrativo

• Asiste en la preparación de documentos y en la tramitación eficaz en los procesos de Gestión e Información de la Agencia.
• Prepara y mantiene bases de datos para actividades y contratos corporativos y relacionados con proyectos.
• Garantiza el archivo físico y electrónico preciso de los documentos de acuerdo con las Políticas de la Agencia.
• Apoya los procesos relacionados con los pagos administrativos y de asistencia técnica.
• Gestiona y mantiene la correspondencia a nivel de Unidad, incluyendo la redacción de cartas formales a contrapartes públicas y privadas, la organización de firmas, el envío y la confirmación de recepción.
• Apoya la aplicación de los controles internos utilizados para mitigar el riesgo y normalizar los resultados, garantizando la correcta contabilización de los gastos, el uso de plantillas y la canalización de los recursos, así como la presentación de documentos. Esto incluye el enlace con la Unidad de Finanzas y Operaciones para garantizar el cumplimiento.
• Apoya el diseño y la logística de las misiones: autorizaciones, reuniones y logística de viajes y otros preparativos.
• Apoya la sensibilización del sector privado mediante la planificación y coordinación de actividades educativas como talleres, seminarios y misiones específicas.
• Presta apoyo a la incorporación de nuevos miembros a la Unidad, incluida la colaboración con los departamentos de RR.HH., Operaciones y Finanzas y TI para organizar las disposiciones.
• Asiste en la preparación de informes mensuales, trimestrales y anuales y de documentos departamentales, según sea necesario.
• Programa y coordina reuniones, actos, entrevistas, citas y/u otras actividades similares.

FORMACIÓN/ EXPERIENCIA

• Licenciatura en cualquiera de las siguientes áreas: Economía, Administración de Empresas/Oficina, Gestión de Proyectos, Marketing u otro campo relacionado.
• Un mínimo de 2 años de experiencia laboral en Administración General de Oficina, Gestión de Proyectos/Coordinación de Proyectos o Entorno Contable.
• Se valorará la experiencia de funcionamiento a nivel regional/internacional en cualquiera de los ámbitos mencionados;
• Dominio del inglés hablado y escrito. Se valorará la capacidad para comunicarse en español, francés u holandés.
• Este puesto está abierto únicamente a nacionales del CARIFORUM.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Los interesados deben enviar su CV y una carta de motivación al Sr. Wayne Elliott, Director de Programas Técnicos, a [email protected] antes del domingo 23 de marzo de 2025 a las 23:59 horas.

Descargue el pliego de condiciones completo.